Per lavorare meglio e ottimizzare il proprio tempo, non è importante solo organizzare e programmare tutto, è importante anche puntare a lavorare meno. Meno ma meglio ovviamente.Nei tuoi progetti di lavoro, ci saranno sicuramente passaggi noiosi o che si ripetono da cliente a cliente. Ci saranno anche passaggi che vorresti commissionare ad altri (e alcuni forse è proprio il caso di farlo), ma che sono necessari e quindi ti tocca farli.
E se fosse possibile automatizzarli?
DEFINIRE UN FLUSSO DI LAVORO
La prima cosa da fare, per capire se e cosa sarà possibile automatizzare, è stabilire il flusso di lavoro di un proprio servizio/prodotto.
Elaborare il processo di un servizio/prodotto che offriamo con la nostra attività, è importate per molti aspetti. Per chi è smemorato come me ad esempio, può essere utile per evitare di dimenticare passaggi importanti, può anche essere utile per informare il cliente dei passaggi che andremo ad affrontare, facendolo così sentire maggiormente coinvolto nel progetto.
Ma la cosa più importante è sicuramente la possibilità di automatizzare alcuni dei passaggi di quel flusso di lavoro.
COME SI FA?
Inizia da un servizio principale per la tua attività, o da un prodotto di punta che realizzi. Scrivi su un foglio tutti i principali passaggi che compi quando lavori per un cliente che ti ha commissionato quel servizio / prodotto.
Quali passaggi sono sempre uguali indipendentemente dal cliente?
Scoprirai passaggi da automatizzare in maniera, diciamo, parziale, dove cioè serve comunque un tuo intervento (ma sicuramente minore rispetto a prima!)
Ecco un esempio:
Mettiamo che io mi occupi di handmade e che il prodotto che realizzo con più vendite sia una particolare borsa con porta iPad, personalizzata con il nome. Mi viene commissionata con un ordine che mi arriva via mail, che contiene il nome da inserire.
Questo è il primo passaggio: mail di primo contatto. Posso automatizzarlo? Certo! Questo è un passaggio che può essere automatizzato nella maggior parte delle professioni. Se uso un marketplace, probabilmente potrò impostare una mail di risposta automatica, se invece devo rispondere direttamente dalla mia posta, posso crearmi una bozza di email da copiare e incollare, sostituendo di volta in volta i dati personali.
Ci saranno anche passaggi del tuo lavoro, che magari non fai e rimandi perché credi di doverci dedicare tempo, mentre invece possono già partire come automatizzati. Mi viene in mente la richiesta di feedback, che spesso molti non fanno per questo motivo. Io ho deciso di impostare un breve questionario con Typeform, che invio come semplice link alla fine di ogni progetto, chiedendo di spenderci due minuti per completarlo.
I MIEI STRUMENTI SALVATEMPO
Ecco la lista degli strumenti che mi aiutano ad automatizzare gran parte del mio lavoro quotidiano:
Trello
Lo uso per impostare i task del flusso di lavoro di ogni mio servizio. Sembra una cosa da poco, ma definito un flusso di lavoro, non bisogna più per forza tenerlo a mente.Con Trello avremo un modo per impostarlo come to do list da spuntare ogni volta.
Trello lo uso anche per le risposte ricorrenti/template email (così al bisogno, copio e incollo)
Typeform
Lo uso per i feedback che raccolgo dai miei clienti
Photoshop e Canva
Li uso rispettivamente per i mockup dei prodotti, quando creo le immagini da caricare nell’ ecommerce (così sostituisco solo l’immagine del prodotto), e per i template dei post del blog.
Evernote
Lo uso soprattutto per scrivere, con una suddivisione in categorie, così come la spiegavo qui
Lo uso anche per impostare gli alert dei post già scritti che dovranno essere pubblicati.
Boardbooster
Questa è la mia scoperta del 2016: un tool per programmare la condivisione di pin su Pinterest! È fantastico, ti consiglio di provarlo!
E tu hai uno strumento che ti aiuta ad automatizzare parte del tuo lavoro? Vai, spara nei commenti, così tu provi i miei e io provo i tuoi ?
